INTRODUCCION
El correcto manejo de la documentación hace el trabajo administrativo más fácil o más complejo, haciendo ganar tiempo y dinero a las empresas.
El programa de Gestión Documental, se pone al servicio de las empresas, mediante la formación del personal dentro de la organización encargado de desarrollar prácticas administrativas documentales que le permitan mantener un control de la información administrativa, jurídica, técnica, contable e histórica, sea cual fuere su soporte.
La inadecuada administración de la información dentro de las organizaciones ocasiona grandes inconvenientes al momento de la toma de decisiones. Hoy día sabemos que la información se ha constituido en uno de los principales activos de las empresas, pues es el soporte de la actividad y la fuente de organización en cada una de las áreas de la empresa.
En Colombia el manejo de archivos y/o documentación es regido por la Ley 594 de 2000 normatividad vigente por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Esta Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivistica del Estado y la administración publica en sus diferentes niveles.
CONCEPTOS:
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Tomado de: Ley 594 del 2000
MANEJO DE ARCHIVO
Gestionar o administrar la información se ha vuelto cada vez más necesario para las organizaciones, debido a que la información se ha considerado un recurso organizacional necesario y estratégico para la toma de decisiones, el alcance de los logros y la supervivencia de las organizaciones en un entorno cada vez más exigente. El archivo como Gestor de documentos tiene una función de gran relevancia al permitir la localización y utilización oportuna y efectiva de la información.
Así mismo, este archivo se relacionan directamente con el funcionamiento de las actividades administrativas cotidianas de la organización, debido a que albergan fuentes primarias de información; su adecuado funcionamiento avala la administración de la documentación estratégica, lo que implica que estas podrían mostrar la absoluta regularidad de la gestión, desde una perspectiva administrativa, legal, fiscal, histórica y confidencial.
Las unidades de información dentro de sus funciones, deben velar por llevar a cabo las operaciones archivísticas de organización documental que incluye (clasificación – ordenación – descripción) selección y expurgo, diseminación, control, distribución, almacenaje, recuperación, protección por su carácter confidencial, difusión y conservación de la documentación al Personal que labora en la organización.
OBJETIVO GENERAL DEL MANEJO DE ARCHIVOS
1. Resguardar todo el conjunto documental producido y recibido en la Dirección, en el cumplimiento de sus funciones.
2. Proteger, conservar y Organizar el patrimonio documental del Archivo de Gestión por dos años como mínimo.
SELECCIÓN DOCUMENTAL
- Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan duplicadas o con más copias. Si viene el original y una copia al carbón, eliminar la copia al carbón, si viene fotocopia y copia al carbón del mismo documento, eliminar la copia fotostática y conservar la copia al carbón. Debe procurar el archivista conservar siempre material original o copias al carbón.
- Si solo viene fotocopias, debe brindárseles un trato especial en su conservación para evitar su pronto deterioro.
- Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista seguridad absoluta de que los documentos son idénticos.
- Identificar que es material de archivo, y que no debe conservarse para efectos archivísticos. De antemano las oficinas deben realizar esta clasificación; pero si llegara algún tipo documental de biblioteca, separar e incluirlo como parte del fondo documental en la Sección de Bibliografía.
- El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada pieza documental en sus diferentes etapas.
-, Enviar al Archivo de Correspondencia mediante listas de remisión e inventariar la documentación que ha cumplido su vigencia administrativa, con aprobación de los Coordinadores del Archivo de Gestión.
- Mantener un registro de los documentos enviados al Archivo de Correspondencia.
CLASIFICACION DE ARCHIVOS
Esta se realizará mediante la utilización de Secciones documentales, de conformidad con los grupos que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones.
Luego se archivara en Subsecciones siguiendo la línea esquemática del Cuadro de Clasificación.
El fondo archivistico se divide por clases y tipos documentales. La clase documental puede ser en papel o textual, audiovisual, cartográfica, automatizada (discos, películas, etc.) y se archivaran donde este previsto para ello el cuadro de clasificación.
La clase documental es el soporte en el cual se plasma la información y el tipo documental es el formato que se le da a la información en el soporte.
Se tomarán los grupos documentales y se dividen por series. Cada serie se ordena cronológicamente (por años o meses), de conformidad con las fechas extremas.
ORDENACIÓN
Una vez separado el material en Secciones, subsecciones y series documentales, de acuerdo con el tipo que presenta, se procede a numerar o signar cada unidad archivable o expediente, utilizando el sistema numérico Cronológico por días, mes y año.
DESCRIPCIÓN
Al tener numeradas tanto las piezas documentales, como las unidades archivables se procederá a levantar en borrador los inventarios de los fondos clasificados y ordenados; siguiendo el formato del instrumento descriptivo, denominado "Inventario", o sea anotando el lugar de origen u oficina productora de los documentos, contenido, fechas y signatura, el número de folios y fecha de eliminación, la cual se tomará de la información contenida en las Tablas de Plazos de Conservación documental.
La descripción consiste en identificar y analizar los documentos para su localización en el espacio físico, a través de instrumentos descriptivos y auxiliares (inventarios, guías, índices,.).
Los instrumentos descriptivos, tales como "listas de remisión", "inventarios" "guías" e "índices", se encuentran ordenados por medio de la estructura orgánica de la institución y a la vez las guías mantienen un control cruzado por asuntos o materias y nos remiten a los registros automatizados si al fondo se le aplica un sistema de información para su búsqueda o localización, indicando la documentación.
Los elementos se agrupan en seis áreas de información:
- Área de identificación: información esencial para identificar la unidad de descripción
- Área de contexto: información sobre el origen y custodia de la unidad de descripción
- Área de contenido y estructura: información sobre el tema principal de los documentos y la organización de la unidad de descripción
- Área de acceso y utilización: información acerca de la disponibilidad de la unidad de descripción (situación jurídica, condiciones de acceso, derechos de autor/reproducción, lengua, características físicas)
- Área de documentación asociada: información acerca de los documentos que tienen una relación importante con la unidad de descripción (localización de los documentos originales, existencia de copias, documentos complementarios y relacionados, bibliografía)
- Área de notas: información auxiliar y la que no se puede incluir en otras áreas
Aunque estas áreas se pueden desglosar en 26 elementos las reglas recomiendan 5 esenciales:
- Código de referencia
- Título
- Fechas extremas
- Volumen
- Nivel de descripción (fondo, serie, unidad documental)
CONSERVACIÓN
Consiste en realizar las labores pertinentes para la adecuada conservación y manejo de los archivos, que se encuentran dentro del depósito.
Velar porque el equipo de aire acondicionado y deshumificadores se encuentren en buen estado y se mantengan los niveles de temperatura y humedad relativa en los depósitos, de acuerdo a las recomendaciones técnicas. (H:R:30 a 45% y T.18% al 22%C).
Vigilar que la estructura física, instalaciones eléctricas, tuberías que se encuentran dentro del archivo estén en perfecto estado.
Aspirar diariamente el archivo para así evitar el polvo y con ello el desarrollo de hongos o cualquier otro animal que deteriore la documentación.
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Colocar en el espacio físico en los archivos rodantes, las unidades archivables (cajas o expedientes ) e instrumentos descriptivos
Seguir el orden numérico de los estantes y unidades documentales.
Seguir la estructura orgánica al momento de archivar Cuadro de Clasificación.
Colocar etiquetas a los estantes y anaqueles de los Archivos para su respectiva localización
Al eliminar unidades documentales quedarán los espacios vacíos, por lo que se procederá a utilizarlos con nueva documentación, pero la numeración no será reutilizada, se llevará un control cruzado ente el inventario y las actas de eliminación.
Llevar registros mediante fórmulas o boletas de los préstamos de documentos.
Llevar un registro para el control de visitantes o usuarios del archivo.
Tramitar la devolución de los documentos.
Velar por la aplicación de las Tablas de Plazos de Conservación de documentos, en los archivos de gestión.
Llevar al día la labor de archivos de todo tipo de documentos producido y recibido en la oficina, respetando el orden de origen, del archivo de gestión (por estructura orgánica).
PRESTAMO DE ARCHIVOS
Podrán solicitar archivos y otros documentos en calidad de préstamo, el personal que labora en la organización, los documentos no podrán ser retenidos por más de quince días, plazo que puede retrasarse previamente, con justificación de la unidad respectiva que los solicite en casos especiales de ser documentos originales, en caso contrario solo se prestaran copias, responsabilizadose por que solo ello manejaran el documento y que no se podrá proporcionar ningún tipo de información a otros entes por el grado de confidencialidad del archivo.
HANSS ESPARZA
TECNOLOGIA EN IMAGENES DIAGNOSTICAS
Dentro de los principios y fundamentos para la implementación de los sistemas de gestión de la calidad encontramos que la documentación cumple un papel muy importante ya que permite la comunicación del propósito y la coherencia de la acción. a continuacion se describe cada uno de los componentes documentales del sistema de gestion de calidad.
