Regional Distrito Capital
sábado, 19 de julio de 2008
R2. CONCEPTOS BASICOS DE ARCHIVISTICA
MARCO LEGAL
LEY 594 DE 2000 O LEY GENERAL DE ARCHIVOS
Establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
Comprende a la administración pública en sus diferentes niveles.
- REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVO. ACUERDO 07 DE 1994
DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
OBJETIVO DE LOS ARCHIVOS
Consiste en disponer de una documentación organizada, de tal forma que la historia institucional sea recuperable para el uso de la administración y del servicio al ciudadano y se constituya en fuente de la historia.
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Los archivos son importantes para la administración y la cultura porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
CONCEPTOS BASICOS
LEY 594 DE 2000 O LEY GENERAL DE ARCHIVOS
Establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
Comprende a la administración pública en sus diferentes niveles.
- REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVO. ACUERDO 07 DE 1994
DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
OBJETIVO DE LOS ARCHIVOS
Consiste en disponer de una documentación organizada, de tal forma que la historia institucional sea recuperable para el uso de la administración y del servicio al ciudadano y se constituya en fuente de la historia.
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Los archivos son importantes para la administración y la cultura porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
CONCEPTOS BASICOS
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuente de la historia.ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
ARCHIVO PRIVADO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente
PRODUCCION DOCUMENTAL: Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
CONSULTA DE DOCUMENTOS: Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos
RETENCION DE DOCUMENTOS: Es el plazo en términos de tiempo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.
PRESERVACION DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Pueden ser preventivas o de intervención directa.
DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.
ELIMINACION DE ARCHIVOS:Para la aplicación del presente reglamento, se entiende por eliminación la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal e histórico o que carezcan de relevancia para la ciencia o la tecnología.
ELIMINACION DE ARCHIVOS:Para la aplicación del presente reglamento, se entiende por eliminación la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal e histórico o que carezcan de relevancia para la ciencia o la tecnología.
Bibliografia: Superintendencia de notariado y registro
R2. MANEJO DEL ARCHIVO DENTRO DE UNA ORGANIZACION
INTRODUCCION
El correcto manejo de la documentación hace el trabajo administrativo más fácil o más complejo, haciendo ganar tiempo y dinero a las empresas.
El programa de Gestión Documental, se pone al servicio de las empresas, mediante la formación del personal dentro de la organización encargado de desarrollar prácticas administrativas documentales que le permitan mantener un control de la información administrativa, jurídica, técnica, contable e histórica, sea cual fuere su soporte.
La inadecuada administración de la información dentro de las organizaciones ocasiona grandes inconvenientes al momento de la toma de decisiones. Hoy día sabemos que la información se ha constituido en uno de los principales activos de las empresas, pues es el soporte de la actividad y la fuente de organización en cada una de las áreas de la empresa.
En Colombia el manejo de archivos y/o documentación es regido por la Ley 594 de 2000 normatividad vigente por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Esta Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivistica del Estado y la administración publica en sus diferentes niveles.
CONCEPTOS:
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Tomado de: Ley 594 del 2000
El correcto manejo de la documentación hace el trabajo administrativo más fácil o más complejo, haciendo ganar tiempo y dinero a las empresas.
El programa de Gestión Documental, se pone al servicio de las empresas, mediante la formación del personal dentro de la organización encargado de desarrollar prácticas administrativas documentales que le permitan mantener un control de la información administrativa, jurídica, técnica, contable e histórica, sea cual fuere su soporte.
La inadecuada administración de la información dentro de las organizaciones ocasiona grandes inconvenientes al momento de la toma de decisiones. Hoy día sabemos que la información se ha constituido en uno de los principales activos de las empresas, pues es el soporte de la actividad y la fuente de organización en cada una de las áreas de la empresa.
En Colombia el manejo de archivos y/o documentación es regido por la Ley 594 de 2000 normatividad vigente por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Esta Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivistica del Estado y la administración publica en sus diferentes niveles.
CONCEPTOS:
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Tomado de: Ley 594 del 2000
MANEJO DE ARCHIVOGestionar o administrar la información se ha vuelto cada vez más necesario para las organizaciones, debido a que la información se ha considerado un recurso organizacional necesario y estratégico para la toma de decisiones, el alcance de los logros y la supervivencia de las organizaciones en un entorno cada vez más exigente. El archivo como Gestor de documentos tiene una función de gran relevancia al permitir la localización y utilización oportuna y efectiva de la información.
Así mismo, este archivo se relacionan directamente con el funcionamiento de las actividades administrativas cotidianas de la organización, debido a que albergan fuentes primarias de información; su adecuado funcionamiento avala la administración de la documentación estratégica, lo que implica que estas podrían mostrar la absoluta regularidad de la gestión, desde una perspectiva administrativa, legal, fiscal, histórica y confidencial.
Las unidades de información dentro de sus funciones, deben velar por llevar a cabo las operaciones archivísticas de organización documental que incluye (clasificación – ordenación – descripción) selección y expurgo, diseminación, control, distribución, almacenaje, recuperación, protección por su carácter confidencial, difusión y conservación de la documentación al Personal que labora en la organización.
OBJETIVO GENERAL DEL MANEJO DE ARCHIVOS
1. Resguardar todo el conjunto documental producido y recibido en la Dirección, en el cumplimiento de sus funciones.
2. Proteger, conservar y Organizar el patrimonio documental del Archivo de Gestión por dos años como mínimo.
SELECCIÓN DOCUMENTAL
- Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan duplicadas o con más copias. Si viene el original y una copia al carbón, eliminar la copia al carbón, si viene fotocopia y copia al carbón del mismo documento, eliminar la copia fotostática y conservar la copia al carbón. Debe procurar el archivista conservar siempre material original o copias al carbón.
- Si solo viene fotocopias, debe brindárseles un trato especial en su conservación para evitar su pronto deterioro.
- Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista seguridad absoluta de que los documentos son idénticos.
- Identificar que es material de archivo, y que no debe conservarse para efectos archivísticos. De antemano las oficinas deben realizar esta clasificación; pero si llegara algún tipo documental de biblioteca, separar e incluirlo como parte del fondo documental en la Sección de Bibliografía.
- El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada pieza documental en sus diferentes etapas.
-, Enviar al Archivo de Correspondencia mediante listas de remisión e inventariar la documentación que ha cumplido su vigencia administrativa, con aprobación de los Coordinadores del Archivo de Gestión.
- Mantener un registro de los documentos enviados al Archivo de Correspondencia.
- Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan duplicadas o con más copias. Si viene el original y una copia al carbón, eliminar la copia al carbón, si viene fotocopia y copia al carbón del mismo documento, eliminar la copia fotostática y conservar la copia al carbón. Debe procurar el archivista conservar siempre material original o copias al carbón.
- Si solo viene fotocopias, debe brindárseles un trato especial en su conservación para evitar su pronto deterioro.
- Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista seguridad absoluta de que los documentos son idénticos.
- Identificar que es material de archivo, y que no debe conservarse para efectos archivísticos. De antemano las oficinas deben realizar esta clasificación; pero si llegara algún tipo documental de biblioteca, separar e incluirlo como parte del fondo documental en la Sección de Bibliografía.
- El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada pieza documental en sus diferentes etapas.
-, Enviar al Archivo de Correspondencia mediante listas de remisión e inventariar la documentación que ha cumplido su vigencia administrativa, con aprobación de los Coordinadores del Archivo de Gestión.
- Mantener un registro de los documentos enviados al Archivo de Correspondencia.
CLASIFICACION DE ARCHIVOS
Esta se realizará mediante la utilización de Secciones documentales, de conformidad con los grupos que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones.
Luego se archivara en Subsecciones siguiendo la línea esquemática del Cuadro de Clasificación.
El fondo archivistico se divide por clases y tipos documentales. La clase documental puede ser en papel o textual, audiovisual, cartográfica, automatizada (discos, películas, etc.) y se archivaran donde este previsto para ello el cuadro de clasificación.
La clase documental es el soporte en el cual se plasma la información y el tipo documental es el formato que se le da a la información en el soporte.
Se tomarán los grupos documentales y se dividen por series. Cada serie se ordena cronológicamente (por años o meses), de conformidad con las fechas extremas.
Esta se realizará mediante la utilización de Secciones documentales, de conformidad con los grupos que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones.
Luego se archivara en Subsecciones siguiendo la línea esquemática del Cuadro de Clasificación.
El fondo archivistico se divide por clases y tipos documentales. La clase documental puede ser en papel o textual, audiovisual, cartográfica, automatizada (discos, películas, etc.) y se archivaran donde este previsto para ello el cuadro de clasificación.
La clase documental es el soporte en el cual se plasma la información y el tipo documental es el formato que se le da a la información en el soporte.
Se tomarán los grupos documentales y se dividen por series. Cada serie se ordena cronológicamente (por años o meses), de conformidad con las fechas extremas.
ORDENACIÓN
Una vez separado el material en Secciones, subsecciones y series documentales, de acuerdo con el tipo que presenta, se procede a numerar o signar cada unidad archivable o expediente, utilizando el sistema numérico Cronológico por días, mes y año.
Una vez separado el material en Secciones, subsecciones y series documentales, de acuerdo con el tipo que presenta, se procede a numerar o signar cada unidad archivable o expediente, utilizando el sistema numérico Cronológico por días, mes y año.
DESCRIPCIÓN
Al tener numeradas tanto las piezas documentales, como las unidades archivables se procederá a levantar en borrador los inventarios de los fondos clasificados y ordenados; siguiendo el formato del instrumento descriptivo, denominado "Inventario", o sea anotando el lugar de origen u oficina productora de los documentos, contenido, fechas y signatura, el número de folios y fecha de eliminación, la cual se tomará de la información contenida en las Tablas de Plazos de Conservación documental.
La descripción consiste en identificar y analizar los documentos para su localización en el espacio físico, a través de instrumentos descriptivos y auxiliares (inventarios, guías, índices,.).
Los instrumentos descriptivos, tales como "listas de remisión", "inventarios" "guías" e "índices", se encuentran ordenados por medio de la estructura orgánica de la institución y a la vez las guías mantienen un control cruzado por asuntos o materias y nos remiten a los registros automatizados si al fondo se le aplica un sistema de información para su búsqueda o localización, indicando la documentación.
Los elementos se agrupan en seis áreas de información:
- Área de identificación: información esencial para identificar la unidad de descripción
- Área de contexto: información sobre el origen y custodia de la unidad de descripción
- Área de contenido y estructura: información sobre el tema principal de los documentos y la organización de la unidad de descripción
- Área de acceso y utilización: información acerca de la disponibilidad de la unidad de descripción (situación jurídica, condiciones de acceso, derechos de autor/reproducción, lengua, características físicas)
- Área de documentación asociada: información acerca de los documentos que tienen una relación importante con la unidad de descripción (localización de los documentos originales, existencia de copias, documentos complementarios y relacionados, bibliografía)
- Área de notas: información auxiliar y la que no se puede incluir en otras áreas
Aunque estas áreas se pueden desglosar en 26 elementos las reglas recomiendan 5 esenciales:
- Código de referencia
- Título
- Fechas extremas
- Volumen
- Nivel de descripción (fondo, serie, unidad documental)
CONSERVACIÓN
Consiste en realizar las labores pertinentes para la adecuada conservación y manejo de los archivos, que se encuentran dentro del depósito.
Velar porque el equipo de aire acondicionado y deshumificadores se encuentren en buen estado y se mantengan los niveles de temperatura y humedad relativa en los depósitos, de acuerdo a las recomendaciones técnicas. (H:R:30 a 45% y T.18% al 22%C).
Vigilar que la estructura física, instalaciones eléctricas, tuberías que se encuentran dentro del archivo estén en perfecto estado.
Aspirar diariamente el archivo para así evitar el polvo y con ello el desarrollo de hongos o cualquier otro animal que deteriore la documentación.
Consiste en realizar las labores pertinentes para la adecuada conservación y manejo de los archivos, que se encuentran dentro del depósito.
Velar porque el equipo de aire acondicionado y deshumificadores se encuentren en buen estado y se mantengan los niveles de temperatura y humedad relativa en los depósitos, de acuerdo a las recomendaciones técnicas. (H:R:30 a 45% y T.18% al 22%C).
Vigilar que la estructura física, instalaciones eléctricas, tuberías que se encuentran dentro del archivo estén en perfecto estado.
Aspirar diariamente el archivo para así evitar el polvo y con ello el desarrollo de hongos o cualquier otro animal que deteriore la documentación.
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Colocar en el espacio físico en los archivos rodantes, las unidades archivables (cajas o expedientes ) e instrumentos descriptivos
Seguir el orden numérico de los estantes y unidades documentales.
Seguir la estructura orgánica al momento de archivar Cuadro de Clasificación.
Colocar etiquetas a los estantes y anaqueles de los Archivos para su respectiva localización
Al eliminar unidades documentales quedarán los espacios vacíos, por lo que se procederá a utilizarlos con nueva documentación, pero la numeración no será reutilizada, se llevará un control cruzado ente el inventario y las actas de eliminación.
Llevar registros mediante fórmulas o boletas de los préstamos de documentos.
Llevar un registro para el control de visitantes o usuarios del archivo.
Tramitar la devolución de los documentos.
Velar por la aplicación de las Tablas de Plazos de Conservación de documentos, en los archivos de gestión.
Llevar al día la labor de archivos de todo tipo de documentos producido y recibido en la oficina, respetando el orden de origen, del archivo de gestión (por estructura orgánica).
PRESTAMO DE ARCHIVOS
Podrán solicitar archivos y otros documentos en calidad de préstamo, el personal que labora en la organización, los documentos no podrán ser retenidos por más de quince días, plazo que puede retrasarse previamente, con justificación de la unidad respectiva que los solicite en casos especiales de ser documentos originales, en caso contrario solo se prestaran copias, responsabilizadose por que solo ello manejaran el documento y que no se podrá proporcionar ningún tipo de información a otros entes por el grado de confidencialidad del archivo.
HANSS ESPARZA
TECNOLOGIA EN IMAGENES DIAGNOSTICAS
R2. METODOS DE CONSERVACION DEL ARCHIVO
La persona natural deberá acreditar que tiene formación académica en archivística que cuenta con una experiencia mínima de cinco (5) años en trabajos archivísticos.La persona jurídica deberá acreditar que cuenta en su planta de personal con profesionales con formación académica en Archivística
UBICACIÓNCaracterísticas del terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad.
El terreno en lo posible debe estar situado lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos.
Prever el área suficiente para albergar la documentación reuniendo las condiciones de seguridad, regulación de las condiciones ambientales y ventilación.
ASPECTOS ESTRUCTURALES.
La resistencia de las placas y pisos deberán estar dimensionadas para soportar una carga mínima de 1200 kgm/m2, si se utiliza estantería de 2.20 mts de alto; cifra que se deberá incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño al señalado.
Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación. secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.
AREAS DE DEPOSITO O DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
Deben garantizar el desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulación de la documentación.
Poseer adecuación climática ajustada a las normas establecidas para la conservación del material documental.
Deben contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos documentales
DISTRIBUCION DE AREAS.
Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios, estarán fuera de las áreas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos.
ALMACENAMIENTO
Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se recomienda utilizar cajas, carpetas o medios de embalaje que garanticen su protección con el propósito de prolongar de manera considerable la conservación de los mismos.
Las unidades de conservación deben ser elaboradas en cartón neutro y si no se dispone de este material, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto.
La resistencia del material y el diseño adoptado para la elaboración de las unidades de almacenamiento deben estar acordes con el peso y el tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.
Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de vídeo, rollos cinematográficos, fotografía entre otros, y digitales como disquetes, cintas DAT, CD, DVD, entre otros, se tendrá en cuenta lo siguiente:
Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH neutro. Los materiales plásticos empleados deberan ser químicamente estables, no desprender vapores nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos se podrán emplear siempre que se garanticen condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los rangos establecidos para cada tipo de soporte.
Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente inertes; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acorde con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.
Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT, entre otros, deberán almacenarse completamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de campos magnéticos y fuentes de calor. Para estos soportes, es necesario programar su rebobinado periódico y verificación de datos, los cuales se darán en relación directa con las condiciones de humedad del área de depósito de tal manera que a mayor humedad mayor frecuencia en el proceso.
Los disquetes y los CD, entre otros, podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD.
Ventilación
Las unidades de conservación deben ser elaboradas en cartón neutro y si no se dispone de este material, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto.
La resistencia del material y el diseño adoptado para la elaboración de las unidades de almacenamiento deben estar acordes con el peso y el tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.
Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de vídeo, rollos cinematográficos, fotografía entre otros, y digitales como disquetes, cintas DAT, CD, DVD, entre otros, se tendrá en cuenta lo siguiente:
Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH neutro. Los materiales plásticos empleados deberan ser químicamente estables, no desprender vapores nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos se podrán emplear siempre que se garanticen condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los rangos establecidos para cada tipo de soporte.
Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente inertes; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acorde con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.
Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT, entre otros, deberán almacenarse completamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de campos magnéticos y fuentes de calor. Para estos soportes, es necesario programar su rebobinado periódico y verificación de datos, los cuales se darán en relación directa con las condiciones de humedad del área de depósito de tal manera que a mayor humedad mayor frecuencia en el proceso.
Los disquetes y los CD, entre otros, podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD.
Ventilación
Se debe garantizar la aireación continua. La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellas.Filtrado de aire
Deberá impedir el ingreso de partículas sólidas y de contaminantes atmosféricos.
Iluminación
La iluminación artificial podrá hacerse con luz fluorescente de baja intensidad colocando filtros ultravioleta.
La utilización de luz incandescente o halógena se evaluará en relación con las condiciones de temperatura que se deban proporcionar
Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.
Se recomienda el empleo de sistemas y diseños de iluminación basados en luz reflejada
Seguridad
Se debe disponer de equipos para la atención de desastres como extintores de CO2, solkaflan o multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación o infiltración. Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo químico y de agua.
Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres, las rutas de evacuación y el rescate de las unidades documentales.
Mantenimiento
Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, de la estantería y de las unidades de conservación.
Se debe realizar la evaluación de riesgos tanto en la edificación como de aquellos derivados de actos vandálicos, tanto estos como las medidas de corrección y reacción en caso de siniestro se consignaran en el plan de prevención de desastres.
En todo caso las especificaciones técnicas y las condiciones ambientales señaladas en el numeral 2 también se aplicarán en los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, para el correcto funcionamiento de los archivos públicos.
CONSERVACIÓN INTEGRAL
Deberá impedir el ingreso de partículas sólidas y de contaminantes atmosféricos.
Iluminación
La iluminación artificial podrá hacerse con luz fluorescente de baja intensidad colocando filtros ultravioleta.La utilización de luz incandescente o halógena se evaluará en relación con las condiciones de temperatura que se deban proporcionar
Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.
Se recomienda el empleo de sistemas y diseños de iluminación basados en luz reflejada
Seguridad
Se debe disponer de equipos para la atención de desastres como extintores de CO2, solkaflan o multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación o infiltración. Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo químico y de agua.Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres, las rutas de evacuación y el rescate de las unidades documentales.
Mantenimiento
Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, de la estantería y de las unidades de conservación.
Se debe realizar la evaluación de riesgos tanto en la edificación como de aquellos derivados de actos vandálicos, tanto estos como las medidas de corrección y reacción en caso de siniestro se consignaran en el plan de prevención de desastres.
En todo caso las especificaciones técnicas y las condiciones ambientales señaladas en el numeral 2 también se aplicarán en los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, para el correcto funcionamiento de los archivos públicos.
CONSERVACIÓN INTEGRAL
Previo a los tratamientos o establecimiento de programas de conservación preventiva, conservación o restauración, se debe realizar un examen diagnóstico que fundamente, sustente y justifique el tipo y alcance de las medidas o tratamientos a realizar. Así mismo deberá implementarse el seguimiento, control y evaluación de los programas o procesos ejecutados. Todo lo anterior quedara consignado en la respectiva historia clínica.
Tanto los reportes de tratamiento, como la historia clínica de los procedimientos ejecutados, darán cuenta de la patología, los factores que la provocaron, el tratamiento aplicado, los materiales y métodos usados, los criterios con los cuales se intervino y las recomendaciones para procurar la preservación del bien documental. En ella se consignará el nombre del profesional titulado que ejecutó el tratamiento. Con su firma asumirá la responsabilidad derivada de su actuación.
No se podrá efectuar intervención alguna en bienes declarados de interés cultural, sin la correspondiente autorización del Ministerio de Cultura. Y deberá garantizarse la supervisión del trabajo por profesionales en la materia, debidamente acreditados ante dicho Ministerio, de conformidad con lo establecido en el artículo 11 numeral 2 de la Ley 397 de 1997.
Tanto los reportes de tratamiento, como la historia clínica de los procedimientos ejecutados, darán cuenta de la patología, los factores que la provocaron, el tratamiento aplicado, los materiales y métodos usados, los criterios con los cuales se intervino y las recomendaciones para procurar la preservación del bien documental. En ella se consignará el nombre del profesional titulado que ejecutó el tratamiento. Con su firma asumirá la responsabilidad derivada de su actuación.
No se podrá efectuar intervención alguna en bienes declarados de interés cultural, sin la correspondiente autorización del Ministerio de Cultura. Y deberá garantizarse la supervisión del trabajo por profesionales en la materia, debidamente acreditados ante dicho Ministerio, de conformidad con lo establecido en el artículo 11 numeral 2 de la Ley 397 de 1997.
R2. NORMATIVIDAD VIGENTE PARA EL MANEJO DE LA HISTORIA CLINICA
Se hace necesario expedir las normas correspondientes al diligenciamiento, administración, conservación, custodia y confidencialidad de las historias clínicas, conforme a los parámetros del Ministerio de Salud y del Archivo General de la Nación en lo concerniente a los aspectos archivísticos contemplados en la Ley 80 de 1989
La Historia Clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley.
Integralidad: La historia clínica de un usuario debe reunir la información de los aspectos científicos, técnicos y administrativos relativos a la atención en salud en las fases de fomento, promoción de la salud, prevención específica, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad, abordándolo como un todo en sus aspectos biológico, psicológico y social, e interrelacionado con sus dimensiones personal, familiar y comunitaria.
Secuencialidad: Los registros de la prestación de los servicios en salud deben consignarse en la secuencia cronológica en que ocurrió la atención. Desde el punto de vista archivístico la historia clínica es un expediente que de manera cronológica debe acumular documentos relativos a la prestación de servicios de salud brindados al usuario
Racionalidad científica: Para los efectos de la presente resolución, es la aplicación de criterios científicos en el diligenciamiento y registro de las acciones en salud brindadas a un usuario, de modo que evidencie en forma lógica, clara y completa, el procedimiento que se realizó en la investigación de las condiciones de salud del paciente, diagnóstico y plan de manejo.
Disponibilidad: Es la posibilidad de utilizar la historia clínica en el momento en que se necesita, con las limitaciones que impone la Ley. Oportunidad: Es el diligenciamiento de los registros de atención de la historia clínica, simultánea o inmediatamente después de que ocurre la prestación del servicio.
ARTICULO 15. RETENCIÓN Y TIEMPO DE CONSERVACIÓN.
La historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de 20 años contados a partir de la fecha de la última atención. Mínimo cinco (5) años en el archivo de gestión del prestador de servicios de salud, y mínimo quince (15) años en el archivo central.
Este artículo fué modificado mediante la resolucion 1715 del 2005, Artículo 15. Retención y tiempo de conservación. La historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de diez (10) años, contados a partir de la fecha de la última atención. Mínimo tres (3) años en e l archivo de gestión del prestador de servicios de salud, y mínimo siete (7) años en el archivo central.
Los profesionales, técnicos y auxiliares que intervienen directamente en la atención a un usuario, tienen la obligación de registrar sus observaciones, conceptos, decisiones y resultados de las acciones en salud desarrolladas
La Historia Clínica debe diligenciarse en forma clara, legible, sin tachones, enmendaduras, intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas. Cada anotación debe llevar la fecha y hora en la que se realiza, con el nombre completo y firma del autor de la misma.
Son componentes de la historia clínica, la identificación del usuario, los registros específicos y los anexos.
Los reportes de exámenes paraclinicos podrán ser entregados al paciente luego que el resultado sea registrado en la historia clínica, en el registro especifico de exámenes paraclinicos que el prestador de servicios deberá establecer en forma obligatoria para tal fin.
Esta es la forma en la cual esta organizada la Historia Clinica del paciente hospitalizado en el Hospital Simon Bolivar.
R2. FUNCIONES Y SECCIONES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
El archivo general de la nacion nace como necesidad de mantener los registros publicos y las leyes que rigen la sociedad ya que toda la documentacion que producen las dependencias oficiales le pertenecen a la nacion y se hace necesario tener soporte de esta y manifestarla por escrito.
MISIÓN
De conformidad con la ley 80 de 1989, y demás normas concordantes, el archivo general de la nación como establecimiento público del orden nacional tiene como misión: de carácter técnico, que cuenta con un equipo humano guiado por un alto sentido profesional y ético y comprometido con la función social de la entidad. Promueve la conservación y consulta del legado histórico que custodia así como la recuperación y difusión del patrimonio documental del país. Mediante su programa especial del sistema nacional de archivos busca la articulación de estos centros para la normalización de los procesos archivísticos y la sensibilización de los ciudadanos, de los funcionarios de la administración pública en todos sus niveles y de los propios archivistas, acerca del valor de los documentos para la administración en un estado de derecho y para la cultura como testimonios constitutivos de la memoria colectiva.
VISIÓN
El Archivo General de la Nación, se ve hacia el futuro, como Entidad que profundizará sus objetivos y afianzará su condición de líder en la optimización de los servicios archivísticos. Tanto más se logrará ello en cuanto se avance en el reconocimiento de los documentos activos como lenguaje natural de la Administración y de los documentos históricos como materiales para la construcción de las visiones de la historia y para consolidar la identidad regional y nacional.
DISEÑO
Tiene un área total de 21.357 metros, dividida en dos grandes bloques: El norte con cuatro niveles, destinado para Salas de investigación y atención al público, actividades didácticas, auditorio, Áreas técnicas de reprografía y Laboratorios de restauración, Áreas administrativas y zonas de depósito. En el bloque sur se levantan cinco niveles de depósito y la División de clasificación y descripción. El área total de los depósitos es de 12.000 mts, distribuidos en 60 compartimentos.
De acuerdo con las previsiones, se podrá recibir transferencias hasta el año 2.030, pudiendo albergar un total de 57.000 m. lineales, capacidad que casi podrá duplicarse si se instala estantería compacta
El diseño estuvo a cargo del arquitecto Rogelio Salmona, quien estuvo asesorado por expertos de Gran Bretaña, Francia y España, ademas de archivistas y conservadores. Teniendo en cuenta factores climaticos como humedad, ventilación filtración e iluminación natural.
Se utilizarón sistemas de cerramiento de doble muro con ventilación vertical, asi como con filtros que impiden el ingreso de los rayos ultravioleta, ladrillo con temperatura de cocción de 1200 °C que es un excelente aislador térmico, una mezcla de cemento gris y blanco que se usa como sellador para evitar el polvo en el ambiente, se elimino por completo el ingreso de luz en las zonas de deposito, además se impermeabilizaron los pisos y cubiertas de los depósitos con capas delgadas de fibra de vidrio, tela asfáltica, capa de cobre y pintura de aluminio.
Públicado por:
Natalia Carolina Deaza Ruiz.
Sandra Milena Penagos Romero.
R1. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DENTRO DEL UNA ORGANIZACION
La calidad y la satisfacción del cliente son temas que han cobrado mayor importancia en los últimos años, hasta el punto de convertirse en un reto que se impone a la gestión empresarial e institucional como aporte al desarrollo de nuestro país.La ISO (Organización internacional no gubernamental para la normalización) es una federación mundial compuesta por representantes de los organismos de normalización nacionales que apartir de consensos emiten normas. Dichas normas se conocen como normas ISO estas son de aplicación voluntaria y su misión es promover en el mundo el desarrollo de la normalización y actividades relacionadas, con miras a facilitar el intercambio internacional de bienes y mercancías, y desarrollar la cooperación en las esferas de la actividad intelectual, científica, tecnológica y económica.
ICONTEC (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y certificación) es un organismo de carácter privado, sin animo de lucro. acreditado por la Superintendencia de Industria y Comercio como organismo de certificación de productos industriales, de sistemas de calidad en el sector industrial y de sistemas de administración ambiental. ICONTEC es el Organismo Nacional de Normalización miembro de la Organización Internacional de Normalización, ISO, y de la Comisión Electrotécnica Internacional, IEC. En el ámbito latinoamericano, ICONTEC es miembro activo y fundador de la Comisión Panamericana de Normas Técnicas, COPANT.
ICONTEC contribuye a mejorar la competitividad, productividad y gestión de las organizaciones con la entrega de soluciones innovadoras en normalización, educación y evaluación de la conformidad basado en el profesionalismo y la ética de sus colaboradores en beneficio de la comunidad.
La implementación de un sistema de gestión de la calidad (NTC – ISO 9001) en una organización de productos o servicios, depende del enfoque ordenado hacia la gestión de la calidad, para efectos de asegurar que se entiendan y satisfagan las necesidades establecidas o implícitas de los clientes.
Para el logro de la calidad se requiere del compromiso de todos los integrantes de la organización sin importar su nivel dentro de la misma, al igual que de las continuas revisiones y mejoramientos del sistema. Para este mejoramiento se tendrá en cuenta la percepción de los usuarios sobre el servicio o producto suministrado.
La aplicación de la gestión de la calidad en las organizaciones genera los siguientes beneficios:
· Mejoramiento en la prestación del servicio y en la satisfacción del cliente.
· Mejoramiento de la productividad y reducción de los costos
· Obtener mayor participación en el mercado
· Oportunidad de competir en igualdad de condiciones con organizaciones más grandes (por ejemplo, habilidad para ofrecer cotizaciones o participar en licitaciones públicas)
· Mejoramiento en el desempeño coordinación y productividad
· Confianza en que la calidad que se busca, se está logrando y se esta manteniendo.
Para comenzar con la Implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad es necesario el Análisis de los Procesos de Trabajo; una herramienta útil para tal función es la estructura de los procesos o Mapa de los procesos.(ver imagen)
ICONTEC contribuye a mejorar la competitividad, productividad y gestión de las organizaciones con la entrega de soluciones innovadoras en normalización, educación y evaluación de la conformidad basado en el profesionalismo y la ética de sus colaboradores en beneficio de la comunidad.
La implementación de un sistema de gestión de la calidad (NTC – ISO 9001) en una organización de productos o servicios, depende del enfoque ordenado hacia la gestión de la calidad, para efectos de asegurar que se entiendan y satisfagan las necesidades establecidas o implícitas de los clientes.
Para el logro de la calidad se requiere del compromiso de todos los integrantes de la organización sin importar su nivel dentro de la misma, al igual que de las continuas revisiones y mejoramientos del sistema. Para este mejoramiento se tendrá en cuenta la percepción de los usuarios sobre el servicio o producto suministrado.
La aplicación de la gestión de la calidad en las organizaciones genera los siguientes beneficios:
· Mejoramiento en la prestación del servicio y en la satisfacción del cliente.
· Mejoramiento de la productividad y reducción de los costos
· Obtener mayor participación en el mercado
· Oportunidad de competir en igualdad de condiciones con organizaciones más grandes (por ejemplo, habilidad para ofrecer cotizaciones o participar en licitaciones públicas)
· Mejoramiento en el desempeño coordinación y productividad
· Confianza en que la calidad que se busca, se está logrando y se esta manteniendo.
Para comenzar con la Implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad es necesario el Análisis de los Procesos de Trabajo; una herramienta útil para tal función es la estructura de los procesos o Mapa de los procesos.(ver imagen)
LA DOCUMENTACIÓN EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Dentro de los principios y fundamentos para la implementación de los sistemas de gestión de la calidad encontramos que la documentación cumple un papel muy importante ya que permite la comunicación del propósito y la coherencia de la acción. a continuacion se describe cada uno de los componentes documentales del sistema de gestion de calidad.
MANUALES DE CALIDAD: Proporciona información acerca del sistema de gestión de calidad de la organización.
PLANES DE CALIDAD: En este se describe como se aplica el sistema de gestión de calidad a un producto, proyecto o contrato especifico.
ESPECIFICACIONES: Documento que establece requisitos
GUIA: Documento que establece recomendaciones o sugerencias
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS: Documentos que proporcionan información sobre como efectuar las actividades y los procesos de manera coherente, estos documentos pueden incluir instrucciones de trabajo y planos. Los procedimientos documentados permite asegurar que todo el personal involucrado sepa lo que tienen que hacer y en que momento.
REGISTROS: Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos. El correcto diligenciamiento de todos y cada uno de los formatos es condición necesaria para el logro de los objetivos de la calidad. Estos deben ser diligenciados con letra clara y legible, tinta de color oscuro, evitar los tachones y enmendaduras al igual que los arrugas en el papel.
En los formatos se registra información que posteriormente servirá para realizar estadísticas y sugerir cambios en las actividades realizadas. Ejm Formato de quejas y reclamos, formato de limpieza y desinfección de baños entre otros.
Con lo anterior podemos concluir que los procedimientos documentados vistos como protocolos o planes operativos estandarizados (POES) al igual que el registro de la información se convierte en herramientas imprescindibles para garantizar la calidad; con estos se están estandarizando las actividades que el operario debe realizar para garantizar la satisfacción del cliente.
GLOSARIO
Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.
Nota "Inherente", en contraposición a "asignado", significa que existe en algo, especialmente como una característica permanente.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria
Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos
Sistema de gestión: Conjunto de elementos mutuamente relacionados, utilizados para establecer la política, definir los objetivos y alcanzarlos.
Sistema de gestión de la calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.
Política de la calidad: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección.
Alta gerencia: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización.
Gestión de la calidad: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad. (inspección del producto final, identificación de las necesidades del cliente).
Planificación de la calidad: Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de la calidad.
Control de la calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad.
Aseguramiento de la calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada a proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad.
Mejora continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos
Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados
Ambiente de trabajo: Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo. Incluyen factores físicos, sociales, psicológicos y medioambientales (tales como la temperatura, esquemas de reconocimiento, ergonomía y composición atmosférica).
Cliente: Organización o persona que recibe un producto (Consumidor, usuario final, minorista, beneficiado y comprador).
Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto (Productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador de un servicio o información).
Organización: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades. autoridades y relaciones
Estructura de la organización: Disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal.
OBSERVACIONES FINALES
Toda organización compleja debe tener cuidado al declarar que su SGC es conforme con la Norma ISO 9001:2000. La organización es responsable de todos los requisitos de la Norma ISO 9001:2000 que puedan afectar a la capacidad de la organización para proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus clientes y los reglamentarios. Por tanto, para declarar la conformidad con la Norma ISO 9001:2000 a nivel corporativo tiene que asegurarse de que sus instalaciones pertinentes son conformes con la Norma ISO 9001:2000. Las instalaciones individuales de la organización pueden excluir requisitos del capítulo 7 basándose en una justificación que deje claro que su cliente es otra división de la corporación, y no el usuario final. Los certificados de conformidad que hagan referencia a clientes internos no tienen valor directo para los clientes externos de la organización.
BIBLIOGRAFIA:
Joseph Jablonsky, TQM, Cómo implementarlo. Aprenda a administrar la Calidad Total, Editorial Cecsa, México 1992
Seminario TQM dictado por Hernán Jiménez en Panamá, 1996.
Aportes del doctor Carlos Duran en Octubre de 1996 en Bogotá.
Norma ISO8402
ISO9000-2000 Versión Académica
Publicado por:
Handerson Molina M.
Andres felipe Ruiz A.
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