Regional Distrito Capital

sábado, 19 de julio de 2008

R2. CONCEPTO DEL DOCUMENTO, ETAPAS Y FASES.

EL CONCEPTO DEL DOCUMENTO
Pronunciación: (do.ku.men.to)
Etimología: Del latín documentum, "enseñanza", muestra

Para la Real Academia Española documentar significa "probar documentos", al mismo tiempo define como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredite algo".

El documento, al mismo tiempo que fuente de información, se reconoce legalmente como prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos se encuentran regulados adecuadamente.

Un documento es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del nombre fijado en un soporte.

Cuando los documentos se producen para atender a las competencias y actividades encomendadas a las organizaciones e instituciones, y se realizan a lo largo del tiempo, adquieren su carácter seriado y se denominarán series documentales (actas, libros de contabilidad, correspondencia, etc).

Tradicionalmente, el medio de realizar un documento era utilizando el papel y la información era ingresada a mano, utilizando tinta (esto es lo que se denomina hacer un documento manuscrito) o por un proceso mecánico (mediante una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser).
Desde el punto de vista de la informática, es un archivo, pero con determinados atributos ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario junto con su computadora mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta.
Tambien podemos definir un documento como todo aquel objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc.
Los documentos tienen dos tipos de características:

Características físicas

En cuanto a la naturaleza de los documentos pueden ser textuales y no textuales. Textuales: son los documentos que contienen información escrita sobre el soporte que es papel. No textuales: son los documentos que aunque pueden contener información escrita, sin embargo lo más importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para verse, oirse y manipularse.

Características intelectuales

Son características que tienen que ver con el carácter informativo. Las características intelectuales son el contenido, la finalidad, el tema, etc. Podemos hacer la siguiente clasificación: documentos primarios, secundarios y terciarios. Los documentos primarios son aquellos que contienen información original del autor/a y no han pasado por ninguna clase de tratamiento. Los documentos secundarios son el resultado de aplicar tratamiento a los documentos primarios. Los documentos terciarios son el resultado de aplicar tratamiento a los documentos secundarios.


ETAPAS Y FASES DE UN DOCUMENTO

Por lo general los documentos suelen atravesar por tres grandes etapas que son:

  • Archivo de gestion: archivo de la oficina productora que reune su documentacion en tramite, sometida a continua utilizacion y consulta administrativa.
  • Archivo central: unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o traladados por los distintos archivos de gestion de la entidad respectiva, una vez finalizado su tramite, siguen siendo vigentes y objeto de consulta.
  • Archivo historico: es aquel al cual se transfiere la documentacion que por decicion del correspondiente comite de archivos, debe conservarse permanentemente dado el valor que adquiere para la investigacion, la ciencia y la cultura.

Ejemplo:



Dentro de estas tres clasificaciones tambien podemos encontrar dos valores llamados de la siguiente manera:
  • Valor primario: es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucion productora y al iniciador, destinatario o benefisiario del documento es decir a los involucrados en el tema o en el asunto.
  • Valor secundario: es el que interesa a los investigadores de informacion retrospectiva. surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

Ejemplo:

Yeison Ruiz

10 comentarios:

TECNOLOGOS EN IMAGENES DIAGNOSTICAS dijo...

Este es un tema muy complicado pero bien explicado, que nos ayuda cada vez mas en la diferenciación de los diversos documentos y para su correcto manejo complementando cada vez más nuestra labor.

Conocimiento que no solo es para nuestro trabajo sino para nuestra vida cotidiana.

Anónimo dijo...

Como generadores continuos de documentos institucionales debemos conocer que la idea de documento trasciende el campo de lo meramente escrito y abarca conceptos tales como las imágenes, los sonidos y todo aquello que genere información por algún medio sensible y que a la vez evidencie y transmita un mensaje entendible.

Pero también los documentos tienen unas categorías dependiendo de las relaciones que se establecen entre el autor del texto, de quien lo lee y da su propio concepto y sobre aquellos que los estudian a uno y otra para nutrir su intelecto.

Estos documentos no son acumulables por siempre y tendrán para el poseedor una importancia relativa a su actualidad y relevancia de la cual dependerá si se desecha o si se conserva con el tiempo.

luis Francisco Gómez

Generacion y Archivo de Registros Institucionales dijo...

es un tema dificil pero veo que no lo explicaron muy bien casi no sabia de esto.
jenny buitrago roa

Generacion y Archivo de Registros Institucionales dijo...

Este tema es la parte inicial de un archivo y en su definicion de la raiz latina y sus diferentes caracteristicas dan un excelente definicion del componente fisico o de sonidos o filmes de un archivo.

Andres Betancourt.

Generacion y Archivo de Registros Institucionales dijo...

es interesante el tema sodre los documentos y sus tipos,de como un documento puede pasar por varios procesos los cuales,modifican al documento ya sea calificandolos por su importancia, ya que el tiempo es el factor primordial para su valoracion dentro de una institucion.
que nuestra labor manejamos tanto archivos textuales como no textuales. vwporras peña

Generacion y Archivo de Registros Institucionales dijo...

Es bueno conocer que ademas de una funcion los documentos sufren transformaciones en su proceso de archivo, bien por clasificacion o cuidados dada su importancia y el tiempo que van a permanecer archivados y activos

NATALIA DEAZA

Generacion y Archivo de Registros Institucionales dijo...

es un tema bastante extenso y complicado pero esta presentacion nos brinda las bases necesarias para poder entender un poco mas dado que este conocimiento no lo aplicaremos solo en nuestro trabajo si no a diari en todas partes

Nataly Leon Bravo

Generacion y Archivo de Registros Institucionales dijo...

El tema es super interesante y nos da a conocer realmente como debemos tratar los documentos y sus clasificaciones.
La informacion es precisa y clara, MUCHAS GRACIAS POR SU TRABAJO

INGRID LORENA CHAPARRO FONSECA

l dijo...

es una buena informacion consiza y entendible para nosotros no vamos a utilizar o manejar aconciencia estos conocimientos pero esbueno conocer que es un documento sus tipos su clasificacion y diversos usos.

leidy lopez

Anónimo dijo...

Es más fácil que todas las imágenes diagnósticas adquiridas por los equipos sean digitales. Estas se almacenan y se distribuyen a los médicos del hospital y fuera del hospital cuando es preciso, cumpliendo todas las normas de seguridad en el tratamiento de datos. Esto implica una mayor eficacia pues los médicas prescriptotes pueden acceder desde sus consultas a las exploraciones radiológicas y a sus informes de manera inmediata.
Esto cin el fin de que las especialidades como por ejemplo la de radiología no tenga que movilizarse de un lado al otro por el hecho de estar lejos, inclusive con los PACS se puede pedir una posición desde otro sitio protegiendo la información allí del paciente
La capacidad de tener acceso a todas las exploraciones realizadas a un paciente así como a su historia clínica supone uno de los grandes avances de la Radiología, pues permite planificar y racionalizar las pruebas que se van a realizar, evitar la repetición y realización de estudios innecesarios y además facilita el estudio comparativo y de seguimiento de estos pacientes, aspecto clave a la hora de evaluar pacientes oncológicos
daniela mora